X
تبلیغات
نماشا
رایتل
وبلاگ مهندسی صنایع دانشگاه پیام نور
اطلاعیه
نوشته شده در تاریخ چهارشنبه 7 دی‌ماه سال 1390 توسط سجاد سلطانی

۱۵ راهبرد موثر برای مدیریت بهتر زمان    

 

چارچوب بندی زمان(time boxing)موثرترین ابزار شناخته شده مدیریت زمان است. حتی اگر در گذشته با نحوه استفاده از این ابزار آشنا بوده اید، این مقاله فرصتی را برایتان فراهم می سازد که به شکل بهتری از این ابزار استفاده نمایید.

اجازه دهید قبل از هر چیز مفهوم چارچوب بندی زمان را معنی کنیم. چارچوب بندی زمان یعنی اختصاص تناوب های زمانی مشخص برای انجام دادن کارهایی از پیش تعیین شده، در واقع بجای اینکه تا پایان یافتن کاری وقت بگذارید بایست متعهد شوید که تمام یا بخشی از کار را در مدت زمانی معلوم انجام دهید و نباید این برایتان مهم باشد که کل کار پایان پذیرد.

البته اجرای این مفهوم در عمل خیلی هم ساده نیست و نباید گول تعریف ساده آن را خورد. روش هایی که در ادامه مقاله مطرح شده اند به شما کمک می‏کنند تا از پس چارچوب بندی زمان به خوبی بر آیید.

1- شکستن فعالیت های بزرگ

استفاده از تناوب های زمانی به روشنی سبب پیشرفت در فعالیت های بزرگ می گردد و شما را قادر می سازد پیشرفت مستمری در انجام فعالیت‏های وحشتناک داشته باشید. استفاده از این ابزار شما را مطمئن می سازد که انجام کارهای بزرگ و وحشتناک، تمام وقت شما را در یک روز به تاراج نخواهد برد.

2- رهاشدن از فعالیت های بی اهمیت

چارچوب بندی زمان روشی بسیار مناسب برای به تسخیر کشیدن فعالیت های رنج آور است. فعالیت های کم اهمیتی که انجام آنها برای شما ناراحت کننده است. مساله ای که با این فعالیت های ناچیز و آزار رسان وجود دارد این است که هر کدام از آنها به تنهایی می توانند پیشرفت شما را به تاخیر بیندازند. این فعالیت ها مقدار زیادی از انرژی ذهنی شما را از بین می برند. راهبردی بسیار مناسب برای حفظ این انرژی چارچوب بندی زمان برای انجام یکباره تمامی این گونه فعالیت ها است.

3- غلبه کردن بر تعلل

در مواردی که تعلل در انجام کاری دارید و از تمام کردن آن صرف نظر کرده اید، کافیست آن را در در چارچوب زمانی مشخصی قرارداده و دنبال نمایید. در این صورت با غلبه بر مقاومت در مقابل انجام آن کار و در یک حرکت آنی خواهید توانست آن کار را به پایان برسانید.

اگر هنوز تعلل و به تعویق انداختن کارها گریبانگیر شما است برای راحتی خیال کافیست پایان زمانی را که مشخص کرده اید نادیده بگیرید و کار را ادامه دهید تا تمام شود. به این حالت "چارچوب زمانی باز" گفته می شود. در این حالت باید حداقل تناوب زمانی را تا جایی که دوست دارید برای انجام دادن کار تنظیم نمایید. بسیاری دوست دارند صدای زمانسج خودشان را با صدای یک تشویق دسته جمعی که بسیار هم موثر است، به نشان پایان بخشیدن کارشان به صدا در آورند.

4- پرهیز از کمال گرایی

کمال گرایی در کار یکی از دلایل تعلل است. بجای دوری کردن از یک کار بهتر است آن کار را تا پایان زمانی که برایش در نظر گرفته اید ادامه دهید. متعهد بودن به تناوب زمانی تعیین شده برای انجام یک کار بهترین راهبردی است که شما می توانید برای پرهیز از کمال گرایی و تاثیر کاهنده آن انتخاب نمایید.

سروکار داشتن با کمال گرایی راه حلی را می طلبد که به آن "چارچوب زمانی بسته" گفته می شود که برای به حداکثر رساندن تناوب انجام کار در نظر گرفته می شود. بسیاری دوست دارند در برخورد با چنین مواقعی صدای زمانسنج خودشان را با صدای رنج آوری همراه سازند تا به آنها یادآوری نماید که فورا باید کارشان را به فرصتی دیگر پرتاب نمایند.

5- ایجاد تمرکز

چارچوب بندی زمان برای کارهای ویژه سبب می شود تا زمانی که پنجره زمانی آن کار ویژه باز است سایر کارهای غیر مرتبط از حوزه کاریتان خارج شوند. اگر مصمم هستید بهره وری تان را افزایش دهید کاهش دغدغه های ذهنی بسیار ضروری است.

سازماندهی کارها در چارچوب های زمانی مشخص سبب می شود ساختار درستی برای انجام فعالیت هایتان ایجاد شود. پیشگیری از حواس پرتی‏ها باعث می شود راندمان کاریتان افزایش یافته و کاملا در جریان انجام کار قرار بگیرید.

6- بالابردن راندمان

آیا این نکته درست نیست که بیشتر کارها در زمان های پایانی مهلت در نظر گرفته شده برای آن کارها و یا قبل از تعطیلات انجام می شود؟ به دلایلی این گونه تصور می شود که معمولا راندمان کاری در پایان تناوب های زمانی مشخص شده در بیشترین حالت خود است.

چارچوب بندی زمانی فعالیت ها فشار کاری را از دوش شما بر می دارد و مزیت زیادی برای پایان بخشیدن به کارها دارد به شرطی که مطمئن باشید زمانسنج شما قابل مشاهده است و شما مطابق زمان اختصاص یافته به انجام کارهایتان می پردازید.

7- بالابردن انگیزه

کارهای بزرگ فارغ از میزان اهمیت آنها کاهنده انگیزه هستند چرا که زمان زیادی را می طلبند تا پایان پذیرند و پیامد آنها مشخص گردد. معمولا ترجیح داده می شود کارهای بزرگ به تعویق بیفتد چرا که پرداختن به کارهای سریع و آسان گواراتر است و این کارها زودتر نتیجه داده و پایان می پذیرند.

لیکن عبور کردن به سادگی، از کنار کارهایی که در فهرست کارهای شما برانگیزاننده هستند سبب خواهد شد یک چارچوب بندی زمانی را با موفقیت به پایان برسانید. کار کردن با تعهد به یک چارچوب بندی زمان پیشرفت عینی را برای شما به ارمغان خواهد آورد.

ایده دیگری که چگونگی استفاده از چارچوب بندی زمان باعث افزایش انگیزه کاری می شود خارج شدن از چالش ها و سرگرمی هاست. به عنوان مثال در یک ساعت چند تماس تلفنی می توانید داشته باشید؟ چرا سعی نمی کنید رکورد خودتان را بهتر کنید؟

8- اهداف فازی داشته باشید

اگر چه بسیاری از کارشناسان ممکن است با آنچه گفته خواهد شد موافق نباشد لیکن به نظر می رسد لزومی ندارد تمام اهداف کاری در نظر گرفته شده کاملا مشخص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، واقعی و دارای محدودیت زمانی باشند.

گاهی اوقات می توان از آزادی در رسیدن به پیامد کارها لذت برد. گاهی اوقات می توان تنها به بهبود برخی کارها پرداخت، البته نه آنگونه که به طور دقیق و از پیش در مغزمان مشخص شده باشند. لزومی ندارد در تمام موارد اهداف به صد در صد خودشان برسند. اگر در کنار کارهایی که نیاز به تمرکز داشته و باید مطابق یک زمانبندی معلوم پایان پذیرند، بتوانید اهداف فازی (fuzzy) را نیز در چارچوب بندی زمان قرار دهید بی شک یکی از بهترین های دو عالم خواهید بود.

9- آغاز کشف خلاقانه

پروژه هایی که نیازمند میزان بالایی از خلاقیت هستند کارهای مناسبی برای شروع تا پایان درون یک چارچوب زمانی مشخص نیستند. موثرترین روش برای پرداختن به این گونه کارها آن است که یک مرحله آغازین شناور داشته باشید. آنگاه برای مدت زمانی آن کار را فراموش کنید. این گونه است که شما به ذهن ناخودآگاه تان فرصت می دهید تا بر روی آن مساله کار کرده و پاسخ را به شما نشان دهد. مرحله توفان ذهنی آغازین، یک انتخاب کامل برای چارچوب بندی زمان است هنگامی که پیامدهای دقیقی را برای آن کار متصور نیستید.

10- افزایش زمان آگاهی

معمولا چه مدت زمانی را تا پایان روز به سرگردانی از دست می دهید؟ ممیزی زمان های سپری شده یکی از ارزشمندترین فعالیت ها برای تشخیص نحوه سپری کردن زمان روزانه شماست که نحوه تنظیم و گذران زمان و ارزش آن را برای شما مشخص می نماید. زمانبندی فعالیت های روزانه این گونه ممیزی را بسیار زیاد برای شما آسان می سازد. افزایش آگاهی به نحوه سپری کردن مناسب زمان به شما کمک می کند در برابر کارهای بی اهمیت در اغلب موارد نه بگویید.

11- موزون ساختن کار

تنها هنگامی اثربخشی کارکرد شما افزایش می یابد که بتوانید به روش درستی بین تناوب های زمانی کار و استراحت خودتان توازن برقرار نمایید. چارچوب بندی زمان سازوکاری مناسبی است برای آنکه این توازن رخ دهد. کلید این سازوکار نیز آن است که نحوه توازن یا ریتم خودتان را پیدا کنید.

تناوب بین انواع چارچوب های زمانی مانند کار/استراحت یا کار سخت/کار آسان، استفاده شما از میزان انرژی تان را بیشینه کرده و شما را برای پایان بخشیدن به کارهای بیشتر توانمند می سازد. به عنوان مثال ریتم مناسب بین بسته های کاری را می توان 50 دقیقه کار و 10 دقیقه استراحت تعیین کرد. (برای آشنایی بیشتر به تکنیک پومودور رجوع نمایید) و یا در یک ساعت کاری از رابطه {(10+2)Í5} که در اینجا تشریح شده است، بهره برد.

12- در ابتدا کارهای معنی دار انجام دهید

انجام کارهای خیلی مهم در ابتدای زمان کاری، یک توصیه کلاسیک برای معنا بخشید به فعالیت های روزانه است. بدین منظور لازم است قبل از اینکه نظم زمانی کارهایتان از هم پاشیده شود زمان در اختیارتان را چارچوب بندی نمایید.

13- زندگی را متوازن سازید

به خاطر داشته باشید که استفاده از چارچوب بندی زمان تنها برای فعالیت های کاری و شغلی نیست. شما می توانید از چارچوب بندی زمان برای هر موضوعی در زمینه های مختلف مانند گذراندن اوقات فراغت، دیدار دوستان و سرگرمی استفاده نمایید.

از پیش اختصاص دادن بسته های زمانی برای آنچه انجام خواهید دارد راهبردی بسیار عالی برای کمک به توازن بخشیدن به زندگی است. در واقع طرحریزی چارچوب های زمانی قلب سامانه اولویت بندی است که می توانیم از آن بهره ببریم.

14- سوراخ های زمانتان را ببندید

حتما می دانید منظور چیست. عوض کردن مداوم شبکه های تلویزیونی، وبگردی، بازی، غذا خوردن، کنترل ایمیل ها و نظایر آن برای هر کسی ممکن است رخ دهد. خودتان را سرزنش نکنید! کافیست برای این گونه کارها نیز چارچوب زمانی مشخصی در نظر بگیرید تا از این طریق بتوانید از زمان به طرز بهینه ای استفاده نمایید.

15- به خودتان جایزه بدهید

اگر پاداش دادن به خودتان را برای تکمیل هر کار اختصاص داده اید، ممکن است این موضوع سبب شود تا تنها کارهای سریع و ساده را انجام دهید و از انجام کارهای مهم تعلل ورزید. چرا به خودتان وقتی یک چارچوب زمانی را به پایان می رسانید جایزه نمی دهید؟ این جوایز می توانند خیلی خیلی ناچیز و ساده باشند مانند نوشیدن یک لیوان آب، تنفس عمیق کنار پنجره ای باز و یا پرتاب چند دارت به صفحه نشانه روی آن!

 

این مقاله ترجمه مطالبی است که در اینجا منتشر شده است.



فروشگاه وبلاگ
به وبلاگ مهندسی صنایع دانشگاه پیام نور
امتیاز بدهید

با تشکر از حمایت شما